Проверка наличия и состояния документов в архиве суда

Архивное делопроизводство является заключительным этапом документооборота в суде. Своевременное и качественное оформление судебных дел выступает залогом сохранности документов, имеющих научную и практическую ценность. В целях совершенствования документационного обеспечения деятельности районных судов разработана специализированная инструкция по судебному делопроизводству, которая призвана обеспечивать единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства, обязательного для всех работников районного суда. Так, организация работы по архивному делопроизводству ведется с учетом общих требований законодательства и Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования.

Поступающие в архив документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах, коробках или контейнерах в порядке, соответствующем описям дел, документов.

Порядок размещения дел устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные - горизонтально.

Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для хранения документов местах.

Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов. Каждый носитель должен иметь негерметичный индивидуальный футляр, при этом должно быть исключено свободное перемещение носителя внутри футляра.

Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями: расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - не менее 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами - не менее 75 см; расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - не менее 75 см; расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - не менее 45 см; расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

Помещения, стеллажи, шкафы, полки, контейнеры должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначаются номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо.

На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке.

Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.

В целях определения места хранения документов в архивохранилище могут составляться топографические указатели: постеллажные , а при большом количестве фондов - пофондовые.

Изменения, происходящие в размещении документов, должны отражаться в топографических указателях.

Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния в плановом порядке.

Проверка наличия архивных документов проводится комиссией, назначаемой председателем суда, в состав комиссии обязательно включается работник, ответственный за работу архива суда. Проверка наличия архивных документов районных судов проводится с участием работников соответствующего управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

Проверка наличия проводится: в сроки, установленные председателем суда, но не реже одного раза в 5 лет, при смене председателя суда, руководителя архива или работника, ответственного за работу архива, после массового перемещения архивных документов, чрезвычайной ситуации или других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены; при реорганизации суда.

Проверка наличия документов проводится посредством визуального осмотра единиц хранения и сверки описательной статьи описи дел с заголовком на обложке единицы хранения.

Проверка наличия документов включает: выверку архивных учетных документов и устранение выявленных в них неточностей, установление фактического наличия единиц хранения в соответствии с архивными учетными документами, выявление неправильно оформленных единиц хранения (дел), выявление и постановку на учет документов и единиц хранения, требующих физико-химической, профилактической или реставрационно-профилактической обработки, организацию розыска отсутствующих документов.

При проверке наличия документов необходимо: сохранять порядок расположения единиц хранения согласно топографическим указателям, помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения, изымать с последующей изоляцией документы, единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе); проставлять отметку "ПРОВЕРЕНО" с указанием номера и даты акта проверки в конце проверенной описи дел. По результатам проверки наличия документов должны быть составлены и подписаны комиссией, а затем утверждены председателем суда: акт проверки наличия и состояния архивных документов, акт о технических ошибках в учетных документах, который составляется в случае выявления несоответствия записей в архивных учетных документах фактической информации, акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду, неучтенных который составляется в случае обнаружения неучтенных архивных документов, не относящихся к данному фонду.

Проверка наличия документов считается завершенной после утверждения акта проверки наличия и состояния архивных документов, после внесения по результатам проверки необходимых изменений в архивные учетные документы. Если проверкой наличия документов установлено отсутствие документов, должен быть организован их розыск, проводимый в течение одного года с даты выявления их отсутствия. Допускается продление срока розыска документов на 1 год. В случае отрицательных результатов розыска составляется акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, утверждаемый председателем суда по согласованию с экспертной комиссией суда. К акту прилагается справка о проведении розыска. Суд - источник комплектования государственного архива в случае необнаружения документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, должен представить акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, в соответствующий государственный архив или уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела для принятия решения о снятии утраченных единиц хранения с учета.

Архивный документ, состояние которого исключает возможность восстановления его материального носителя и использования (воспроизведения) содержащейся в нем информации, признается неисправимо поврежденным. При выявлении неисправимо поврежденного архивного документа составляется акт о неисправимых повреждениях архивных документов, который утверждается председателем суда по согласованию с экспертной комиссией суда. В случае выявления неисправимо поврежденного документа Архивного фонда Российской Федерации акт о неисправимом повреждении архивных документов направляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения после согласования с экспертной комиссией. После вынесения решения о признании архивного документа неисправимо поврежденным акт утверждается председателем суда и соответствующие изменения вносятся в архивные учетные документы.

Совокупность действий, направленных на предотвращение утраты архивных документов, и на максимально возможное сохранение их в первоначальном виде и первоначальной форме возлагается на суд и его структурные подразделения в целях обеспечения хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Сохранность архивных документов указанные субъекты обязаны обеспечивать в течение установленных федеральным законодательством сроков хранения. Суды Российской Федерации, являясь органами государственной власти, участвуют в формировании Архивного фонда Российской Федерации. Архивный фонд Российской Федерации — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, от- носящихся к информационным ресурсам, подлежащим постоянному хранению в соответствии с российским законодательством.

Ст.специалист 1 разряда З.С. Каплунова