Организация ведения архивного делопроизводства в судах 

Организация хранения документов – это целенаправленная система мер, основная задача которой заключается в рациональном размещении документов, подлежащих дальнейшему архивному хранению. Она обеспечивает не только их физическую сохранность, но и создает оптимальные условия для дальнейшего использования.

Любой руководитель юридического лица, столкнувшийся с проблемой хранения, обеспечения сохранности и доступа к информации к документам, независимо от формы собственности должен иметь четкое представление о том минимуме условий хранения документов, которые изложены в российском законодательстве.

В первую очередь это относится к обеспечению физической сохранности документов. Весь комплекс документов организации, подлежащих дальнейшему архивному хранению, должен храниться в условиях, обеспечивающих их физическую сохранность, создание необходимого учетно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем к документам.

         Правовую основу архивного дела в Российской Федерации составляют:  Конституция РФ, международные договоры РФ,  федеральные законы РФ,  нормативно-правовые акты,  законы и иные нормативно-правовые  акты субъектов РФ,  муниципальные правовые акты, регулирующие правовые отношения в   сфере архивного дела.

         При осуществлении архивного дела в судах учитываются Национальные стандарты РФ в сфере делопроизводства и архивного дела, которые являются  образцом в организации работы.   

          Учет поступления и выбытия документов, вне зависимости от их содержания и физического (материального) способа существования, является важнейшей функцией архивного дела в суде.

 Учет документов в архиве суда - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности. Основными единицами учета хранения архивных документов являются: дело, электронное дело.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве суда документы, включая документы по личному составу и описи дел, в том числе в электронном виде.

Учет архивных документов в суде судебной системы РФ  заключается в установлении количества и состава архивных документов в единицах учета и отражении этого количества и состава в учетных документах суда для контроля их наличия и состояния.

Основными (обязательными) учетными документами архива суда являются: паспорт архива, книга учета поступления и выбытия дел, документов; список фондов; лист фонда; описи дел; реестр описей, книга учета выдачи дел во временное служебное пользование.

В книгу учета поступления и выбытия дел, документов  последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

Поступающие в архив документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах, коробках или контейнерах в порядке, соответствующем описям дел, документов.

Архивное делопроизводство в суде осуществляется под руководством председателя суда. Председатель суда организует работу суда, утверждает должностные регламенты специалистов обеспечивающих деятельность архива суда, назначает ответственного специалиста по архиву, осуществляет контроль за отбором архивных документов для постоянного, долговременного и временного срока хранения и уничтожения документов в архиве суда.

Специалист, обеспечивающий деятельность архива суда, подчиняется непосредственно председателю суда и начальнику отдела делопроизводства. Специалист организует соблюдение нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии. 

Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда (уполномоченного им заместителя).

Работник, ответственный за работу архива суда: выдает документальные материалы в структурные подразделения; направляет на основании письменного запроса материалы в другие органы, организации и учреждения по указанию председателя суда; информирует председателя суда о составе и содержании документальных материалов; выдает справки и выписки из архивных документов.

Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий: одного месяца - для использования судьями, работниками суда; шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам. Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.

Выдача архивных дел во временное пользование производится по письменным заявкам (служебным запискам) судей и руководителей структурных подразделений. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда (его заместителя). На выданное дело заводится карта-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела или делается отметка о выдаче судье, работнику аппарата. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись работника архива, принявшего дело. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве суда до минования надобности.

Выдача находящихся в архиве судебных дел (иных материалов) для ознакомления лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда, на основании их письменного заявления и при предъявлении документов.

Архивное законодательство и нормативная база деятельности  архивов в судах судебной системы Российской Федерации интенсивно развивается. Нововведения связаны главным образом с дальнейшим усовершенствованием архивного дела как важной сферы государственной деятельности, развитием и упорядочением архивного делопроизводства как одного из направлений организационного обеспечения деятельности судов. А также техническими новациями и переходом от бумажного носителя к электронному документообороту.

Ст.специалист 1 разряда                                                             З.С. Каплунова